校内各相关单位、毕业班：

为高效、快速办理我校2012届毕业学生离校手续，经学校研究决定，本次毕业生离校工作仍然依托毕业生数字离校服务系统，离校手续采用网上办理的方式，取消纸质审批盖章和办理流程。现将有关事宜通知如下：

一、　 访问网站

信息门户：http://my.xmut.edu.cn/

用户名：学生证号或教工号

初始密码：身份证后六位（教工为电子校务密码）

二、工作要求

（一）相关部门要把毕业生离校工作作为一项重要任务，认真组织、周密安排，进一步提高认识，根据工作职责，将准备工作做细、做实。相关工作人员要增强服务意识、大局意识，认真负责、热情周到地做好毕业生离校手续的办理工作。

（二）毕业生离校手续的办理，学校采取“谁主管、谁负责、谁办理”的原则，相关部门同时负责职责范围内的咨询和解释工作。

（三）遇到特殊问题，要讲究方式、方法，做好工作，属本院系、本部门内部工作，请本院系、本部门负责人解决；如遇跨部门工作，由教务处和学生工作处共同负责协调。

（四）要切实加强对毕业生的教育引导工作，毕业生在离校期间要遵守学校各项规章制度，积极参加学校组织的各项活动，按照规定办理离校手续，以崭新的姿态踏上新征程。

（五）为确保毕业离校服务系统顺利实施，请各单位于6月7日前将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交至信息中心林超邮箱：linchao@xmut.edu.cn，以便于开通相应的审批权限。

（六）信息中心将于6月9日至10日期间，针对职能部门和院系分别开展系统使用前的专题培训，具体培训事宜另行通知。

（七）信息中心将安排自6月11日起，将毕业生的离校有关数据在数字离校系统中开放网上查询，请各院系及时通知毕业班同学通过学生门户或数字离校系统登录查询，以提前知晓要求归还的有关物品和需要本人前往办理的审批环节。对于图书归还、欠款缴交、器材归还等日常业务，可随时前往部门提前办理，以免耽误离校手续办理。

（八）学校各职能部门和各院系将于6月12日－6月22日，通过电子校务门户进入数字离校系统集中网上办理毕业离校手续电子化审批。请各院系及时通知毕业班同学组织前往办理。对系统中显示该环节已办理通过的，今年起毕业学生可不前往该部门办理，以简化办理流程，提高效率。

（九）本系统使用和运行过程中出现的各种技术问题由信息中心配合解决。如有技术问题，请各职能部门和各院系办公室通知信息中心林超老师，办公电话：0592－6291019。

三、毕业班办理须知

（一）集中办理时间：6月12日至6月22日（不含法定节假日） 上午8：30——11：30 下午2：30——4：30。

（二）各毕业生于6月22日前结清所有手续，以免影响最后离校；毕业学生必须完清所有费用和手续后，方可领取毕业证书或结业证书。

（三）需要办理的部门有:学生所在院系、图书馆、公共体育部、教务处教材室、学生公寓管理中心、团委、组织部、学生工作处、财务处，保卫处共十个部门，各毕业生可以并行办理各单位的离校手续。

（四）毕业生如因特殊原因未在学校离校系统开放的时间内办理离校手续的毕业生，请持“离校手续清单”到相应部门补办，补办结束后将“离校手续清单”交教务处教务科。

四、各部门手续办理指南（详见附件一）

（一）各部门主办人和咨询电话：

教务处、学生工作处

二0一二年六月五日

附件一　　　　　　   学生办理流程

1.图书馆

1、毕业班学生借书、还书的截止日期为2012年6月22日（星期五）。

2、请登录“我的图书馆”查询借阅、财经情况。如有欠书与欠款，请于6月22日前至图书馆借书还书岗进行办理（须通过校园E通卡缴交欠款），并请工作人员将证注销。

离校系统与个人图书馆同步时间相隔40分钟，如已还清图书、缴交欠款并注销借阅证后，请40分钟后登录个人离校系统查询是否通过！

3、如遇图书丢失，请到图书馆一楼综合岗办理赔偿手续。

丢失书刊赔偿标准请登录以下网址查看：

http://210.34.212.108/aboutus/rules_tushupeichang.html

4、其他说明：

（1）如有欠书欠款，本人无法前来办理，可委托同学前来办理。须告知本人姓名、借阅号等信息。

（2）服务时间：

借书还书岗8：30-21：15（逢周三下午闭馆）

综合岗8：30-11：30；14：20-16：00（周一至周五，逢周三下午闭馆）

（3）欠款总金额＝已有欠费+未还超期图书的欠费。

2.公共体育部

各毕业生登录离校系统查询是否有借出未还清的体育器材，如有请到体育部办理该环节离校手续，如果已经通过则无需办理。

3.教务处教材室

（1）各毕业生登录离校系统查询该环节是否需要办理，如果已经通过则无需办理；如需办理请以班级为单位、由班长统一到教务处教材室办理教材费结算手续、多还少补。

（2）未缴交教材预付款的同学、本人应到财务处交清预交费用、再把缴费发票交给班长、由班长统一办理。

（3）原则上不接受个人办理。

4.学生公寓管理中心

（1）各毕业生登录离校系统查询该环节是否需要办理，如果该环节已经通过则无需办理，如需办理请到公寓管理中心办理退宿手续。

（2）在办理离校退宿时要确保宿舍各类生活设施完好，由宿管老师和物业人员进行确认。

（3）在办理离校退宿时要确保自身宿舍无拖欠水电费，对办理完退宿手续后的学生如还需住在宿舍，需要向物业交50元/人的押金。

5.团委

（1）各毕业生登录离校系统查询该环节是否需要办理，如果该环节已经通过则无需办理，如需办理则以团支部为单位到系团总支进行团费缴交等离校手续办理。

（2）团组织关系转出由各系团总支直接办理。

6.组织部

（1）毕业生党员应及时将个人信息（包含学号、姓名、班级、性别、民族、居民身份证号码、接收单位党委名称、党员个人联系方式、是否正式党员等）提供给系党总支，由党总支汇总成花名册，并将纸质版（盖总支印章）和电子版交党委组织部。

（2）党员组织关系介绍信由各党总支开具（打印或手写皆可），拿到组织部盖章；组织关系拟转往省外的，需经组织部另外转开一张介绍信。

（3）各系党总支领回已盖章的组织关系介绍信，分发给毕业生党员，并做好签领手续。

（4）毕业生党员登录离校系统查询该环节办理情况。组织关系已转出的，该环节显示已通过；若组织关系尚未转出，则显示未通过，需尽快将组织关系转出。

7.学生工作处

（1）毕业生请于6月20日前完成毕业班“两表”的填写和盖章工作。毕业班需收集最新的联系方式提交给辅导员，便于为未就业毕业生继续提供就业服务。

（2）毕业生应于7月1日前将就业协议书、各地市人事部门出具的毕业生接收函（申报表）、用人单位（含升学单位）的调档函交至学工处就业科。

（3）关于毕业生个人档案的整理和移交工作：

①毕业生请在6月29日前把需要放进个人档案的市级以上荣誉证明复印件提交给辅导员老师。

②落实就业单位的毕业生，请于7月1日前将各地市人事部门出具的毕业生接收函（申报表）、用人单位（含升学单位）的调档函中标明的档案投递地址准确的报知辅导员老师。

③落实就业单位的毕业生，若未能出具②中提到的相关函件，则统一寄回生源所在县市人事局。

④待就业毕业生的个人档案寄回生源地县级以上人事局。已在厦门落实就业单位的毕业生如因厦门公务员局的申报手续正在审批中，可申请档案留校三个月。

⑤各系在毕业典礼后一周内完成毕业生个人档案分类打包并根据学生工作处统一的工作部署进行寄送。

（4）关于《报到证》的发放工作

我校毕业生《报到证》由福建省大中专毕业生就业工作中心印发，印发时间为7月9日， 7月11日发放至各系，毕业生可选择来校领取或邮寄（需事先登记的联系地址）。

（5）各毕业生登录离校系统查询该环节是否需要办理，如果已经通过则无需办理；如在校申请并办理助学贷款的毕业生需到资助科认定已完成离校前信息采集。

8.财务处

（1）6月12日（周二），银行统一扣款。欠费学生若存折号或卡号有变动，应于6月11日（周一）之前报财务处更改。

（2）6月12—6月22日，财务处每周五16：:30对财务数据进行一次同步。

（3）各毕业生登录离校系统查询该环节是否需要办理，如果该环节已经通过则无需办理；如需办理请到网上查询欠费情况予以补缴，涉及到需补缴学费的，将一律通过银行统一扣款，取消柜台缴费方式。

9.保卫处

（1）此环节为非必办环节，保卫处以班级为单位进行离校手续办理，班级指定一个学生将辅导员审核的户口迁移确认单送往保卫处统一办理离校手续。

（2）保卫处户口手续将在毕业典礼前2-3天内发放到各院（系）。

10.（院）系

（1）各毕业生登录离校系统查询该环节是否需要办理，如果该环节已经通过则无需办理；如需办理，班级指定一个学生到（院）系办理相关手续，如归还实验器材、（院）系图书等。

附件二：数字离校系统对各职能部门具体要求

1.教务处教务科

　  （1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）请于6月8日前将今年学生应毕业离校名单提交给信息中心，以便数据初始化。

2.图书馆

数据自动集成，相关环节不用办理。

3.公共体育部

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心，6月7日至9日整理好本部门离校电子版数据（请登录离校系统下载样例模板），并于6月9日提交给信息中心。

（2）体育部离校办理负责人登录数字离校系统对归还器材学生进行确认。

4.教务处教材室

（1）由于教材室学生教材缴费情况不存在刚好的情况，故默认初始化为全部不通过。

（2）教务处教材室离校办理负责人登录数字离校系统对办理完成通过的班级进行确认。

5.学生公寓管理中心

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）离校系统学生住宿信息已经和学工系统做了集成，系统将自动进行同步学生住宿信息，请于6月9日前维护好学工系统公寓管理模块中的住宿信息。

（3）学生公寓管理中心离校办理负责人登录数字离校系统对该环节进行确认。

6.团委

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）各系部此环节办理人员6月7日至9日整理好本系部团员欠团费离校电子版数据（请登录离校系统下载样例模板），并于9日提交给信息中心。

（3）此环节系部办理人员登录数字离校系统对该环节进行确认。

7.组织部

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）离校系统学生政治面貌已经和学工系统做了集成，请于6月9日前维护好学工系统党团建设模块中的党员基本信息。

（3）组织部离校办理负责人登录数字离校系统对该环节进行确认。

8.学生工作处

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）请于6月7日至9日整理好本部门离校电子版数据（请登录离校系统下载样例模板），并于6月9日提交给信息中心。

（3）学生工作处离校办理负责人登录数字离校系统对已完成信息采集的校源地贷款毕业生名单进行网上确认。

9.财务处

（1）数据进行自动同步，此环节不用办理。

（2）6月12—6月22日财务处于每周五16:30对财务处数据进行一次同步。

10.保卫处

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）离校系统学生档案迁移信息已和学工系统做了集成，请维护好学工系统户籍管理模块中的学生户籍信息。。

（3）保卫处离校办理负责人登录数字离校系统对已办理户口转移学生进行网上确认。

（4）保卫处户口手续将在毕业典礼前2-3天内发放到各系部。

11.（院）系

（1）请于6月7日将本单位网上审批负责人、经办人员的工号、姓名、部门和职务提交给信息中心。

（2）院系离校办理负责人登录数字离校系统对满足离校的学生系部环节进行确认，并对毕业证书发放情况进行确认。